Grafisch Platform Den Haag
Love Me Tender
activiteiten

Informatie




Wanneer vond het plaats?
Woensdag 9 mei 2007

Waar vond het plaats?
Koninklijke Academie
van Beeldende Kunsten
Auditorium, Prinsessegracht 4
2414 AN, Den Haag

Wie waren de sprekers?
• Matt van Santvoord, 2D3D, Den Haag
• Wouter Stolwijk, directeur Pianoo, Den Haag
• Mr. Suzanne Brackmann, aanbestedingsadvocaat, Rotterdam

Plus gastoptreden van Elvis.

Wat was de opkomst
ruim 70 personen



Verslag Symposium op 9 mei 2007

Overheidsaanbestedingen:
vloek of zegen?

Regels en creativiteit gaan niet goed samen op
Symposium Love Me Tender




Den Haag 9 mei 2007, 16.00 – 19.30 uur

De overheid is in Den Haag een belangrijke opdrachtgever voor vormgevers en grafici. En opdrachten worden steeds vaker verstrekt na een openbare aanbesteding. Het complexe proces van aanbestedingen stond centraal op het symposium Love me Tender afgelopen woensdag in Den Haag. Onder leiding van Jan Bunk, senior adviseur grafisch ontwerp bij Tappan Communicatie, probeerden drie sprekers de ruim 80 aanwezige ontwerpers en grafici de weg te wijzen op het stekelige pad van aanbestedingen door de overheid. Vragen die aan bod kwamen: Komt de zelfstandige ontwerper buitenspel te staan? Staat prijs boven kwaliteit? Verbetert de kwaliteit van het werk met aanbesteden?



Aanbesteden: vloek of zegen?
De eerste bijdrage was van Matt van Santvoord. Als directeur van ontwerpbureau 2D3D is hij ervaringsdeskundige op het gebied van aanbesteden. Met wisselend succes nam zijn bureau de afgelopen jaren deel aan verschillende aanbestedingen. Begon hij zijn bijdrage nog genuanceerd door te zeggen dat hij met gemengde gevoelens naar het fenomeen aanbesteden kijkt, zijn eindoordeel is duidelijk: aanbestedingen zijn veel vaker een vloek dan een zegen. Met weemoed schetst hij de situatie zoals die in het verleden gewoon was: "Een bureau investeerde in het opbouwen van een relatie met de opdrachtgever. De projectleider bepaalde vervolgens met wie er in zee werd gegaan. Zo ontstond er een vertrouwensband waarin de opdrachtgever er niet op uit was een ontwerpbureau het vel over de oren te halen. En omgekeerd, ook het bureau waagde het niet om te veel te rekenen. De rol van de afdeling inkoop bleef bescheiden: die zorgde alleen voor de soepele administratieve afronding."

Maar hoe anders is het nu, aldus Van Santvoord. Hij noemt een aantal voorbeelden waarin aanbesteders bureaus vragen veel tijd te steken in conceptontwikkeling of het opstellen van een plan van aanpak. Tijd die niet of nauwelijks kan worden terugverdiend. In een ander voorbeeld kon de kennis en ervaring bij een klant niet verder worden ingezet, omdat de benodigde accountantsverklaring ontbrak. Kortom, er is sprake van kapitaalvernietiging, frustratie en gemiste kansen. Daarnaast constateert hij dat de overheid geneigd is alleen grote organisaties in te schakelen. Starters en kleinere ontwerpbureaus komen vaak niet meer aan de bak.



Het niveau van aanbesteders moet omhoog
Het was aan de tweede spreker, Wouter Stolwijk, directeur van Pianoo, om na deze kritische schets een weerwoord te bieden. Pianoo staat voor Professioneel en Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor Overheids-opdrachtgevers. Opgericht als resultaat van de bouwfraude-enquete, heeft deze organisatie als doel het kennisniveau van aanbestedende organisaties en inkopers te verhogen.

Stolwijk erkent dat aanbesteden een lastig vak is en hij geeft ruiterlijk toe dat er veel dingen mis gaan. Ambtenaren zijn vaak geneigd om zich in te dekken. Hij heeft dan ook volop begrip voor de frustraties van de ontwerpers. Maar hij probeert daar ook iets tegenover te stellen. "Pianoo probeert de dialoog op gang te brengen en over en weer begrip te vragen. Bureaus zullen moeten beseffen dat het er niet in zit dat de regels worden afgeschaft. Die zijn juist gemaakt om corruptie en willekeur tegen te gaan en concurrentie te bevorderen. Maar aan de andere kant moeten inkopers van aanbestedende diensten zich ook realiseren dat zij van bureaus geen grote investeringen kunnen vragen zonder daar zekerheid tegenover te stellen." Uit de reacties die binnenkomen op www.pianoo.nl blijkt wel dat er enorm veel onkunde en gebrek aan ervaring is bij inkopers. "Alleen professionalisering van inkopers kan ons uit dit moeras trekken", besluit Stolwijk.



Ken de regels om het spel te spelen
Aanbestedingsadvocaat mr. Suzanne Brackmann was de laatste spreker op de middag. Met haar domeinnaam www.aanbestedingsspecialist.nl presenteert zij zich als adviseur van zowel de overheid als het bedrijfsleven. In tegenstelling tot veel ontwerpers en vormgevers ziet Brackmann aanbesteden niet als een noodzakelijk kwaad, maar vindt juist dat het bedrijven volop kansen biedt. De aanwezige ontwerpers konden hun voordeel doen met haar tips en trucs. Een greep uit de adviezen: "Inschrijven op een aanbesteding vraagt om een gedegen voorbereiding, ken de regels voordat je ermee begint. Stel een 'tenderteam' samen dat de aanbesteding voor z'n rekening neemt, spreek een duidelijke taakverdeling af en wijs één persoon aan als 'trekker' van de kar. Zorg ervoor dat de benodigde documenten op de plank klaarliggen."



Vragen stellen helpt!?
Ook Brackmann maakt in haar praktijk dagelijks mee dat de kennis van zaken bij inkopers ver onder de maat is. Sterker nog, zij ziet ook dat bij veel inkopers de wil en het initiatief ontbreken om die kennis te vergroten. Juist daarom hamerde zij erop dat bureaus vragen moeten stellen. Alleen zo maak je opdrachtgevers ervan bewust wat de onduidelijkheden en onmogelijkheden in een aanbesteding zijn.

Of vragen stellen werkelijk helpt, wordt in de slotdiscussie door een deel van het publiek nog in twijfel getrokken. Dat de frustraties bij hoog zitten, blijkt wel uit de vele reacties die uit de zaal komen. Ook werd er terecht aandacht gevraagd voor de specifieke situatie van vormgevers. Het ontwikkelen en uitwerken van creatieve ideeën is immers iets heel anders dan het aanleggen van wegen of het bouwen van bruggen. Creativiteit gaat niet goed samen met de aanbestedingsregels zoals die nu te vaak worden toegepast.



Duidelijk is dat zowel ambtenaren als ontwerpers aan het werk moeten om het complexe vak van aanbesteden onder de knie te krijgen. Meer samenwerking is daarin een eerste stap.